らしくないblog

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会社から固定電話を無くすと残業が減る

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経営者にとっても、働く人にとっても「残業」という名の仕事は曲者です。

一見、会社が忙しく利益に結びつき会社も働く側もWIN WINにも思いますが、それはウソです。

残業はお酒で言えば〝オリや濁り〟と言えるのではないでしょうか。

(ワインの底にあるように、必要なんだけど無くてもよいものという意味で)

 

残業が続いていると会社は一見して、忙しく仕事が増えているように思えます。

働く側も、残業代で、若干にしても収入も増えます。

一回得た収入は手放せなくなります。

あまりに残業が減ると、損をしたような気にもなります。

でも果たして、必要な残業の時間はどれだけあるのでしょうか? 

 

 

残業はなぜ起こるのか?

「時間や納期不足」「人手不足」などは表面的なことです。

多くの会社は、慢性的な残業の体質があります。

 

会社の事情、個人の能力など様々ありますが、原因の1つには「電話対応」

というものが大きく関係します。

今回の記事では、会社にある固定電話、システム電話のことです。

 

業種により違いますが、会社あてにかかる電話は、相当な「時間をとります」

時間ドロボーとなる談話も場合もけっこうあります

 

固定電話を止めて、電話対応をしなければ

1日あたり、どのくらいの時間が生まれるでしょうか?

 

それぞれの会社の商品やサービスによって違いますが、私は自社で製造分野や営業の会社などいくつかの形態を知っていますが、多分30%の時間や労力が変化します。

仕事が減るということではなく、優先順位や、今やるべきことか?判断がつくため効率化できます。

 

電話対応しなければ、サービス低下となり会社イメージが悪くなると思う人が多いと思いますが「メール・LINE」などの手段があります。

5G通信革命で固定電話・携帯電話・バソコンの使い方、役割がかわっていきます。

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固定電話の役割りとして、電話の向こう側のお客様や、取引先を意識して「すぐにやる」「すぐに答えを出す」ということに囚われます。

しかし、実際は落ち着いて対応したほうが良いケースや、お客様にとってもプラスになる方が良いことが多々あります。

 

固定電話をやめて、メールやLINEで会社としてのサービスや新規問い合わせを受けることは難しいことではありません。

経営者やオフィス内勤の人は、自社のサービスのあり方を見つめ直してみましょう。

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以前経営していた自分の会社では

「お客様の電話は待たせない、自分の仕事より電話対応優先、会議やっていたら社内事情より電話優先」の勢いでしたから、お客様へのホスピタリティーやサービス向上という名前の元、電話一本が鳴れば、取り合いのように電話に出ることになります。

テレクラか とばかりの勢いです。(テレクラわかる人はちょっとばかり歳を重ねてきていますね☺️)

 

そして電話に出れば

「・・社長、いらっしゃいますか?」と売り込み電話

それか

「◯丸さん元気・・たまにはうちの会社にも寄ってよ」

「何か最近、いい情報ない」と代理店の緊急性のない電話など重要度、緊急性のある電話は、あまりありません。

 

携帯電話が当たり前の今、会社にとって重要性のある電話は、固定電話ではなく担当者ピンポイントの携帯に電話がかかるはずです。

 

多くの社長は、クレーム電話など緊急性のものはどうしたら良いのか?

心配になる人も多いですが、これらクレームも、電話対応でスキルのない人が対応すると悪化します。

 

教育や指導ができていなければ、電話対応にせずメールなどで事前の情報をつかんだほうが的確に行動できます。会社や上司としても指示ができるようになります。

 

個人だけではなく、ビジネスの現場でも

コミュニケーションの手段が10年前とは違うのです。

なぜオフィスだけが、固定電話でのサービス体制にこだわるのでしょうか?

 

残業になる理由として、個人の仕事量や仕事の優先順位のつけ方、電話対応による「探し物」や「宿題」が毎日、積み重なります。

固定電話を無くせば、仕事が減るわけではありませんが、仕事の組み立てが自分自身や、会社・チームで分業や優先順位をつけられるため効率化につながります。

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電話対応の問題とあわせて減るのが「探し物」です。

正確に言うと「探しモノと探しコト」が減ります。

 

ある調査では 平均、仕事している時間に年間に200時間以上、探す作業に費やしているようです。

 250日働くとして1人が1日48分になります。

 

固定電話を無くして、探し物を減らす。

これだけで1日、1時間ちかく、使い方が変わると残業も減るのではないでしょうか。

電話機器代金、電話通信料、リース代金などの経費や大事な「時間」の使い方、考え直してみませんか。